Ergebnisse: JobMotion – Fachkräfte in Bewegung

Intensive Öffentlichkeitsarbeit in Form von Online-Kampagnen und Pressearbeit hatte zum Ziel, kleine und mittlere Unternehmen in Berlin zum Thema Fachkräftesicherung zu sensibilisieren. Es wurde folglich ein Bewusstsein für den Wert einer langfristigen und strategischen Personalarbeit geschaffen, die erforderlich ist, um im Wettstreit um qualifiziertes Personal mit den großen Unternehmen bestehen zu können. In der Beratung kleiner und mittlerer Unternehmen konnte außerdem gute Praxis erprobt werden, die an andere Unternehmen weitergegeben werden kann. Im Folgenden werden Toolboxen und Leitfäden als Ergebnis des Projekts vorgestellt und die Erkenntnisse aus der Beratung der 13 Unternehmen im Projektzeitraum 2011-2012 zusammengefasst.

Intensive Öffentlichkeitsarbeit in Form von Online-Kampagnen und Pressearbeit hatte zum Ziel, kleine und mittlere Unternehmen in Berlin zum Thema Fachkräftesicherung zu sensibilisieren. Es wurde folglich ein Bewusstsein für den Wert einer langfristigen und strategischen Personalarbeit geschaffen, die erforderlich ist, um im Wettstreit um qualifiziertes Personal mit den großen Unternehmen bestehen zu können. In der Beratung kleiner und mittlerer Unternehmen konnte außerdem gute Praxis erprobt werden, die an andere Unternehmen weitergegeben werden kann. Im Folgenden werden Toolboxen und Leitfäden als Ergebnis des Projekts vorgestellt und die Erkenntnisse aus der Beratung der 13 Unternehmen im Projektzeitraum 2011-2012 zusammengefasst.

Nutzbare Ergebnisse

Zu den im Rahmen des Projekts entstandenen Publikationen zählen sowohl verschiedene Leitfäden und der Abschlussbericht für den Projektzeitraum 2011-2012 als auch die Toolboxen für Personalfragen und für Handwerksunternehmen, die einen kurzen, prägnanten Überblick über sämtliche Fragen der (Personal-)Führung geben.

Ein regelmäßig herausgegebener Newsletter informiert über Aktuelles aus dem Projekt JobMotion (Termine, Veranstaltungen, Neuigkeiten etc.). Alle Veröffentlichungen können auf http://ziz-berlin.de/publikationen.html heruntergeladen bzw. im Printformat angefordert werden.  Folgende Informations- und Lehrmaterialien sind dabei entstanden:

  • Seit Mai 2014 bietet die Serviceplattform www.fachkraftberlin.de Tipps und praxisnahes Personalwissen. Sie richtet sich an Geschäftsführer/innen und Personalverantwortliche von kleinen und mittleren Unternehmen. Interessierte finden Checklisten und Fragebögen für die Nachwuchsgewinnung, Gute Praxis Beispiele, Videos und hilfreiche Werkzeuge für ihre tägliche Personalarbeit.
  • App Job-Motion - Impulse für gute Personalarbeit (http://www.jobmotion.de/). Die App funktioniert auf stationären Rechnern und Smartphones und dient der Reflexion von Fragen zur Personalentwicklung, Arbeitsbedingungen, Arbeitgeberattraktivität sowie Führungs- und Unternehmenskultur.
  • Check Personalarbeit (als Demovariante). Mit dem Check Personalarbeit wurde ein Tool geschaffen, mit dem die Grundwerte eines Unternehmens, das Menschenbild und die Visionen der Geschäftsführung ermittelt werden und Berater/innen und Unternehmen einen Überblick über den Stand der Personalarbeit in Unternehmen und den entsprechenden Handlungsbedarf geben. Beispiele dafürsind die Felder Altersstruktur und Diversität, Kompetenzerfassung, Mitarbeiterführung, Wissenstransfer, Vereinbarkeit von Familie und Beruf, Bedarfserfassung offener Stellen etc. Eine Demoversion des Checks Personalarbeit ist unter: http://www.ziz-berlin.de/Publikationen_download.html verfügbar. Der vollständige Fragebogen ist, inklusive einer kostenlosen Kurzberatung, auf Anfrage (Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein!) erhältlich.
  • Wettbewerbsvorteil Familie: Wie kleine und mittlere Unternehmen durch Familienfreundlichkeit Vorteile erlangen - ein Leitfaden. In diesem Leitfaden wird aufgezeigt, wie Unternehmen mithilfe einer familienfreundlichen Personalpolitik einem Fachkräftemangel entgegenwirken können. Mögliche Maßnahmen wie Eltern-Kind-Büros, Notfallpläne für die Freistellung von Angestellten für die Pflege von Angehörigen sowie Gleitzeit-, Teilzeitmodelle mithilfe von Arbeitszeitkonten  oder Job-Sharing-Modelle für eine verbesserte Work-Life-Balance werden vorgestellt.
  • Toolbox für Personalfragen in kleinen und mittleren Unternehmen; Personalarbeit leicht gemacht: Auf 10 übersichtlichen Karten werden die wichtigsten Themenfelder der Personalarbeit in KMU dargestellt. Die Themen umfassen Teamarbeit, Mitarbeitergespräche, Konfliktmanagement, Generation 50Plus, Coaching, Unternehmensleitbild, Unternehmensstrategie, Personalorganisation, Personalentwicklung, Stellenbeschreibung. In Stichworten werden jeweils die Bedeutung einzelner Handlungsfeld und konkrete Tipps zur Vorgehensweise aufgelistet.
  • Toolbox für Handwerksunternehmen; in Zusammenarbeit mit der Handwerkskammer Berlin sowie der Beuth Hochschule für Technik ist die Toolbox für Handwerksunternehmen erstellt worden. Sie soll kleinen Berliner Handwerksunternehmen als Unterstützung bei zwölf betriebswirtschaftlichen Fragestellungen wie der Kalkulation, dem Marketing und der Personalarbeit dienen. Die Toolbox wird auch von der Landesagentur für Struktur und Arbeit (LASA) Brandenburg GmbH und über das Regionale Netzwerk Berlin Brandenburg des ddn Demografie Netzwerks verbreitet.
  • Demografie handhaben: JobMotion - Praxisleitfaden für kleine und mittlere Unternehmen, hrsg. Zukunft im zentrum     GmbH, August 2009 2. überarbeitete Auflage. Dieser umfangreiche Leitfaden gibt kleinen und mittleren Unternehmen Handlungsempfehlungen für eine zukunftsorientierte Personalarbeit. Neben Good-Practice-Beispielen werden hier die verschiedenen Gestaltungsfelder alternsgerechter Personalarbeit aufgeführt und die einzelnen Schritte z. B. zur Verbesserung der Arbeitgeberattraktivität oder der Gesundheitsförderung dargestellt.
  • Job Motion – Fachkräfte in Bewegung - Ein Rückblick, Projektbericht zum Zeitraum Januar 2011 bis Dezember 2012
  • Die Erfahrungen wurden als wertvolle Impulse in einem Buch zusammengefasst („Fachkräftesicherung in Berlin – Wie Unternehmen von Beratungen profitieren“).
  • „Lebenslanges Lernen in Berliner Betrieben“: Kurzer Filmbeitrag zum JobMotion-Projekt auf youtube: http://www.youtube.com/watch?v=DgX7DYWK_7Y

Erkenntnisse / Empfehlungen

Nicht Branche und Größe, sondern die Werte eines Unternehmens haben einen entscheidenden Einfluss auf die Personalarbeit.
Für das Projekt wurden gezielt Unternehmen aus verschiedenen Branchen ausgewählt, um herauszufinden, ob es in KMU spezifische Unterschiede bezüglich der Unternehmensgröße und Branche gibt. Es zeigte sich, dass die individuellen Werte eines Unternehmens, d. h. dessen Einstellungen und Zielsetzungen, bei der Personalarbeit eine bedeutende Rolle spielen. Andererseits konnten keine Besonderheiten in Bezug auf Branchenspezifika oder die Unternehmensgröße festgestellt werden. Um die individuellen Werte eines Unternehmens in den spezifischen Beratungsmodeulen zu berücksichtigen, wurde eine Methodik zur Typisierung der Werte der Unternehmen entwickelt.

Durch Beratungseinheiten von zwei Stunden konnte der zeitliche Aufwand für KMU minimiert werden.
Der Faktor Zeit stellte sich als entscheidend heraus: Häufig war es den Unternehmen aufgrund zeitlicher Beschränkungen nicht möglich, alle Vorhaben umzusetzen. Einheiten von zwei Stunden für die verschiedenen Beratungsleistungen erwiesen sich dabei als mit dem Tagesgeschäft vereinbar.

Unterschiede im Aktivitäts- und Kenntnisstand erfordern einen passgenauen und flexiblen Ansatz.
Die Beratungslösungen mussten der jeweiligen Ausgangslage der Unternehmen und er individuellen Umsetzungsgeschwindigkeit angepasst werden.

Motivation und Rückmeldung durch das Beraterteam unterstützen den Bewusstseinswandel in den Unternehmen.
Die Motivation des Beraterteams sowie dessen ständige Rückmeldung zu den erreichten Fortschritten beschleunigen den Bewusstseinswandel in den Unternehmen.

Für das Modellprojekt war entscheidend, dass sich die teilnehmenden Unternehmen der anstehenden Veränderungen und des erforderlichen Zeitaufwands bewusst waren.
Hierfür hat sich im Projektzeitraum 2010-2012 ein mehrstufiges Auswahlverfahren bewährt, da es Zeit für die Auseinandersetzung in den Unternehmen brauchte, um sich der Bedeutung des Projektes in Bezug auf den Umfang der anstehenden Veränderungen und erforderlichen Zeitaufwand bewusst zu werden. Insbesondere, wurde darauf geachtet, dass die teilnehmenden KMU eine relevante Eingangsfrage mitbrachten. Eine solche konnte beispielsweise sein: „Wie finde ich Fachkräfte für meinen Handwerksbetrieb? Wie kann ich besonders Bewerber/innen aus meinem Kiez ansprechen?“ etc. Nach Ausfüllen eines Online-Fragebogens wurden die Unternehmen zu einem persönlichen Gespräch gebeten, in dem die Eignung der Kandidaten ermittelt und Erwartungen abgeglichen wurden. Außerdem sollten Unternehmen unterstützt werden, die bisher keine öffentlich geförderte Hilfe in Anspruch genommen hatten.

Viel hilft nicht immer viel - KMU können ihre Attraktivität als Arbeitgeber durch die Herausstellung von Kernmerkmalen steigern.
KMU werden insbesondere bei der Gewinnung von qualifiziertem Personal zunehmend im Wettbewerb mit großen Unternehmen stehen. Sie sollten bei der Steigerung ihrer Arbeitgeberattraktivität nach dem Motto „Viel hilft nicht immer viel“ darauf achten, bestimmte Kernmerkmale herauszustellen und nicht versuchen, alles zu bieten, was große Unternehmen bieten können. Für die Berater/innen hieß dies auch, dass es nicht immer sinnvoll ist, mit völlig neuen Ansätzen in die Unternehmen zu gehen. Vielmehr sollten bestehende Gedanken aufgegriffen und weiterentwickelt werden.

Social Media ist auch für kleine und mittlere Unternehmen relevant!
Unternehmen müssen sich auf Grund des Fachkräftemangels stärker als früher bei jungen Menschen als attraktiver Ausbildungsbetrieb „bewerben“. KMU sollten sich dabei der Bedeutung von Social Media bewusst werden und dieses Feld nicht allein den Großunternehmen überlassen.

Häufig erweist sich eine Ausweitung der Bewerbergruppe als erforderlich.
In Zeiten des Fachkräftemangels sollte bei der Rekrutierung von Fachkräften eine erweiterte Bewerbergruppe berücksichtigt werden. Statt auf lückenlose Lebensläufe sollten Personalverantwortliche vielmehr auf das Potential des/der Bewerber/in achten und spezielles Fachwissen punktuell nachschulen. Konkret heißt das, sich für Quereinsteiger zu öffnen.

Der Austausch mit anderen Unternehmen wurde sehr geschätzt.
Die befragten Unternehmen nannten auch den Austausch mit anderen Unternehmen als besonders hilfreich. Dieser fand insbesondere in Form von Roundtables und Fachtagungen statt. In Roundtables wurden mit maximal 20 Teilnehmern beispielsweise die Nutzung von Social Media oder Azubimarketing in KMU diskutiert. Fachtagungen behandelten die Themen Personalgewinnung und die Bedeutung von Know-how in der Organisations- und Personalentwicklung.

Die 2-jährige Projektdauer erwies sich als knapp bemessen.
Die Projektdauer von zwei Jahren erwies sich als sehr knapp bemessen, da es zunächst einer Phase des Vertrauensaufbaus bedarf, bevor tiefer liegende Probleme in Unternehmen zur Sprache kommen.

Kontakt

Zukunft im zentrum gmbH, Rungestraße 19, 10179 Berlin

Rolf Kuhlmann

Phone: +49-30- 27 87 33-73
Fax: +49-30- 27 87 33-36
E-Mail: Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein!
www.ziz-berlin.de

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